Vinkit mikroyrityksen digi- ja tilaratkaisuihin

Yrityksen perustamista ja yrityksen pyörittämisen edellyttämää paperityötä paisutellaan turhan usein. Byrokratian ja hallinnollisen työn määrä riippuu toki paljon yrityksen toimialasta, mutta tietotyöhön perustuvan mikroyrityksen hallinnolliset työt on mahdollista tehdä itselleen hyvinkin kevyiksi ja kaiken lisäksi pienillä kustannuksilla.

Olen itse ollut yrittäjä vuodesta 2015 lähtien ja pyrkinyt alusta alkaen ottamaan käyttöön kaikki järjelliset hallintotyötä helpottavat tekniset työkalut. Tässä kirjoituksessa avaan omassa yritystoiminnassani hyödyllisiksi osoittautuneita teknisiä ratkaisuja, jotka mahdollistavat mikroyrityksen pyörittämisen hieman vaivattomammin ja edullisemmin. Digihöpinän lisäksi kirjoitan muutaman sanan työskentelytilan hankkimisesta.

 

Yrityksen pankkitili

Suosittelen ehdottomasti käyttämään perinteisen pankin sijasta suomalaisen Holvin yritystiliä. Holvi tarjoaa normaalin pankkitilin ja siihen liitetyn maksukortin sekä erinomaisesti toimivat selain- ja mobiilipankkipalvelut. Samassa palvelussa yrityksesi tilin hallinnoimisen lisäksi voit lähettää asiakkaillesi laskut sähköisinä laskuina tai sähköpostin kautta, maksaa palkan itsellesi ja työntekijöillesi sekä tallentaa palveluun kaikki tositteet kirjanpitoa varten. Palkanmaksun osalta palvelu hoitaa verojen ja työnantajamaksujen tilittämisen sekä halutessasi tarvittavien vakuutusten ottamisen puolestasi.

Tämän kaiken saat yhdeksällä eurolla kuukaudessa. Voin suositella Holvia varauksetta kaikille luovan alan mikroyrityksille.

Mikään ei ole kuitenkaan täydellistä. Holvissa on yksi puute ja se koskee verkkolaskujen vastaanottamista, mikä ei ainakaan vielä onnistu palvelulla. Verkkolaskujen vastaanottamiseen voit kuitenkin käyttää Postin Verkosto-palvelua, joka tarjoaa pienyrityksille puoli-ilmaiseksi verkkolaskujen vastaanoton.

Holvi yritystili 9 €/kk
Verkosto 0,50 €/vastaanotettu lasku

 

Kirjanpito

Älä tee itse kirjanpitoa tai yrityksen tilinpäätöstä. Sinulla on paljon muuta parempaa tekemistä. Ota sen sijaan käyttöön tätä vuosituhatta elävä tilitoimisto, joka hoitaa kuukausittaisen kirjanpitosi ja ilmoitukset verottajalle noin 80-100 eurolla ja pidä huoli, että kuukausimaksuihin sisältyy myös tilinpäätöksen tekeminen. Muutamat tilitoimistot ovat erikoistuneet toimimaan yhdessä edellä mainitsemani Holvin kanssa eli tilitoimisto saa kaikki tositteet ja muut materiaalit suoraan Holvista.

Urheksella järjestely toimii hieman monimutkaisemmin. Jokaisen kuukauden lopussa lataan Onedrivessa (Microsoftin pilvipalvelu) olevaan tilitoimiston kanssa jaettuna olevaan kansioon kaikki tiliotteen mukaiset tositteet numerojärjestyksessä. Kyseiset tositteet ovat mikroyrityksellä käytännössä kuitteja ostoista sekä tositteita myyntilaskuista. Voin ottaa kuvan tositteesta suoraan Onedriven puhelinsovelluksella ja kuva tallentuu PDF-tiedostona oikeaan kansioon tilitoimiston käsiteltäväksi.

Tilitoimisto Sampsano Oy 80 €/kk
Onedriven saa ilmaiseksi (5gt) ja se sisältyy myös maksullisiin Office-paketteihin, jolloin tallennustilaa on 1 teratavu.

 

Verkkoyhteys

Moni luovalla alalla toimiva yritys nojaa vahvasti verkossa tapahtuvaan työskentelyyn. Lähes kaikissa tapauksissa noin 30-50 megatavun verkkoyhteys on kuitenkin riittävä vaivattomaan työskentelyyn. Mikäli yrityksellä ei ole poikkeuksellisia vaatimuksia verkkoyhteydelle, niin suosittelen mobiililaajakaistaa. Parilla kymmenellä eurolla kuukaudessa saa enimmäisnopeudeltaan 100 megatavua tarjoavan 4G-yhteyden. Todellisuudessa nopeudet pyörivät noin puolessa enimmäisnopeudesta, mutta 50 megatavun yhteydelläkin vähintään neljä ihmistä työskentelee ongelmitta.

Mobiilidataliittymän lisäksi tarvitaan tietenkin myös 4G-reititin, joka luo työtilaan langattoman lähiverkon (ts. WiFi tai Wlan). Suosittelen jättämään operaattoreiden tarjoamat 4G-reitittimet väliin, sillä ne eivät ole kovinkaan hyviä. Varmatoiminen ja melko tietoturvallinen 4G-reititin on esimerkiksi TP-linkin Archer MR-400, jonka saa noin 140 euron hintaan (huom. Saksan Amazonista sama laite lähtee 87 eurolla). Tämä laite sopii laatutietoiselle kitupiikille.

Jos haluat suorituskyvyn ja tietoturvan astetta paremmalle tasolle, niin suosittelen Asuksen 4G-AC68U mallia. Reititin on osoittautunut käytössä vuorenvarmaksi ja toimistomme silkkisukka koodaajakin on tyytyväinen laitteeseen.

Nopeuteen voi saada paljonkin lisäpuhtia, jos 4g-reitittimien alkuperäiset antennit vaihtaa parin kympin lisäantenniin. Meidän tapauksessamme nopeudet nousivat 30 megatavusta 70 megatavuun pienen lisäantennin avulla.

DNA XXL-liikkuva laajakaista 17,90 €/kk
Asus 4G-AC68U 4G-reititin 209€
4G MIMO-lisäantenni noin 14,00€

 

Sähköposti

Sähköpostissa on kaksi tasavahvaa vaihtoehtoa: Googlen Gsuite ja Microsoftin Office365. Mikäli tarvitset oikeasti toimisto-ohjelmistoja kuten Word ja Excel, niin taloudellisesti järkevin vaihtoehto on ottaa Microsoftin Office 365 Business -paketti, joka sisältää sähköpostin lisäksi myös perinteiset Wordit ja PowerPointit. Office 365 Business kustantaa 8,80 euroa kuukaudessa. Mikäli sinulle riittävät suppeammat Googlen Gsuiteen sisältyvät toimisto-ohjelmat, niin saat sähköpostin ja selaimella käytettävät toimisto-ohjelmat neljällä eurolla kuukaudessa.

Yrityssähköpostiin tarvitset oman webhotellin, jota voit käyttää myös yrityksesi verkkosivujen rakentamisessa.

 

Webhotelli

Itselleni on tärkeää, että voin itse hallinnoida jaettua pilvipalvelinta ja tämän vuoksi yrityksellä on alusta alkaen ollut laadukas ja tietoturvallinen webhotelli. Webhotellien tarjonta on valtavaa ja laatu vähintään yhtä kirjavaa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ainakin sähköpostisi ja mahdollisesti yrityksesi verkkosivut toimivat tämän palvelun varassa, joten laadusta kannattaa maksaa pari euroa kuukaudessa enemmän.

Urhes on käyttänyt Sitegroundin jaettua pilvipalvelinta verkko-osoitteiden välityspalvelimena, sähköpostipalvelimena, yrityksen verkkosivupalvelimena sekä sähköisen kyselytyökalun palvelimena. Sitegroundin palvelinsalit sijaitsevat Hollannissa, joten viive voi olla muutaman millisekunnin suurempi kuin kotimaisissa palvelinsaleissa. Useimmissa tapauksissa muutamalla kymmenellä millisekunnilla ei ole merkitystä, mutta tietosuoja-asetuksien vuoksi tärkeämpää on se, että palvelimet ovat fyysisesti EU:n alueella.

Siteground ei ole todellakaan halvimmasta päästä, mutta kolmen vuoden aktiivisessa käytössä se on osoittanut olevansa laadukas palveluntarjoaja. Sitegroundissa esimerkiksi WordPressin asentaminen onnistuu parilla napin painalluksella ja yritys on tehnyt paljon ratkaisuja, jotka mahdollistavat hieman heikommillakin taidoilla varustetun asiakkaan pärjäämisen omin avuin.

 

Toimisto

Kotitoimistossa työskentely on tuhoisaa mielenterveydelle, mutta voit toki kokeilla ja alkaa puolen vuoden jälkeen etsiä sopivaa työskentelytilaa. Niin tein itsekin, mutta kotoa käsin tehty työnteko ei ainakaan itselleni sopinut.

Vinkkini työtilan hankintaan rajoittuvat pääkaupunkiseudulle ja erityisesti Espooseen. Nykyinen toimistotilojen vajaakäyttö tarjoaa otolliset mahdollisuudet omatoimiselle toimiston etsijälle. Jos joustat hieman sijainnista ja kiinteistön prameudesta, niin neliövuokra on 10-12 euron luokkaa. itse työskentelen jaetussa toimistossa yhdessä kahden muun yrittäjän kanssa. Käytössämme on noin 50 neliötä, joka koostuu kahdesta erillisestä toimistohuoneesta. Vuokra on 600 euroa ja se sisältää veden, sähkön ja lämmityksen.

Työskentelytilan metsästykseen kannattaa lähteä pienellä porukalla, jotta tilavuokraa saa jaettua useampaan osaan. Lisäksi toimistolla on mukavampi olla, kun siellä ei ole yksin. Espoossa voin suositella ainakin Sinimäen aluetta, missä on paljon tyhjillään olevaa toimistotilaa. Alue ei ole mitään trendialuetta, mutta esimerkiksi Otaniemeen pääsee autolla alle 10 minuutissa ja Helsinkiin suoraan Turuntietä pitkin.

Nykyisin suosittuja on coworking -tilat, joita löytyy jo vaikka mistä. Ne ovat kuitenkin huomattavasti kalliimpia verrattuna omatoimiseen toimistotilan etsimiseen ja vuokraamiseen verrattuna. Varoituksen sanana on kuitenkin pakko sanoa, että toimistotilan etsiminen on kovin vaivalloista johtuen vuokrattavien tilojen heikosta markkinoinnista. Varaudu kahlaamaan satoja toinen toistaan heikommilla tiedoilla varustettuja ilmoituksia.